Le sketchnote en réunion : une page, pas quatre

La réunion a duré deux heures. Chacun repart avec ses notes, et personne n’a noté la même chose. Le compte rendu arrive quelques jours plus tard, quand les décisions ont déjà été rediscutées dans le couloir.

Le problème, ce n’est pas la réunion. C’est qu’il n’en reste aucune image commune. Quatre pages de notes par personne, et pas une ligne que tout le monde a vue.

Le sketchnote en réunion répond à ça. Une page, prise en direct, que l’équipe photographie en sortant et qu’elle retient.

Le sketchnote de réunion est une page de notes visuelles prise en direct. Elle garde quatre choses : les décisions, les responsables, les échéances et les points ouverts.

Elle change d’abord votre écoute. Pour noter une décision en cinq mots, il faut l’avoir comprise. Vous ne transcrivez plus, vous triez. En comité de direction comme en revue de projet, c’est ce qui fait retenir sans perdre le fil.

Elle change aussi la fin de la réunion. Ce qui s’écrit sous les yeux de tous se corrige tout de suite. Le compte rendu existe avant que la réunion soit finie.

Elle ne change pas la réunion elle-même. Sans ordre du jour, la discussion reste confuse, avec ou sans feutre. Et si rien n’a été décidé, la page le montre : la zone des décisions est vide.

Une réunion se prend en trois temps : la page se prépare avant, se remplit pendant, et circule dans l’heure qui suit.

Avant : préparer le canevas

Tracez la page avant d’entrer dans la salle. Le titre de la réunion en haut, en gros. La date. Puis des zones vides, une par chose à garder.

Ce canevas pose une question et trois zones. Pour prendre votre réunion en direct, gardez le principe et changez les zones : décisions, qui, pour quand, questions ouvertes. D’autres modèles sont dans les gabarits à imprimer.

Pendant : noter ce qui engage quelqu’un

Vous ne notez pas ce qui est dit. Vous notez ce qui engage quelqu’un. Cinq choses méritent une place sur la page, et chacune a son picto.

Le reste, laissez-le passer : les tours de table, les redites, l’historique du dossier. Si une phrase fait plus de cinq mots, coupez. Le tri s’apprend dans écouter et filtrer.

Qui dessine, et où

Pas celui qui anime : il a déjà la parole à distribuer. Plutôt un participant qui, ce jour-là, écoute plus qu’il ne parle.

Dans un carnet, si la page est d’abord pour vous. Sur un paperboard, si elle est pour l’équipe : chacun voit ce qui s’écrit et corrige en direct. Écrivez gros. Ce qui ne se lit pas du fond de la salle n’existe pas.

Après : relire, photographier, envoyer

Gardez les deux dernières minutes pour relire la page à voix haute : chaque décision, chaque prénom, chaque date. C’est là que l’équipe valide, ou corrige.

Puis laissez-la photographier la page, et envoyez la photo dans l’heure, telle quelle. Imparfait vaut mieux que pas fait. La suite est dans diffuser ses sketchnotes.

Pour une réunion, la structure en colonnes est la plus sûre : un titre en haut, puis une colonne par point de l’ordre du jour.

C’est la structure du canevas de Yoan, plus haut. Elle suit l’ordre du jour, donc vous savez toujours où écrire. Réservez la dernière colonne, ou une bande en bas, aux décisions et aux prénoms. C’est là que l’œil ira d’abord.

Si la discussion part dans tous les sens, passez aux îlots : un nuage par sujet, relié aux autres à la fin. Les neuf modèles sont dans les structures de page, et un outil vous aide à choisir.

Le premier piège, en réunion, est de vouloir tout noter : la page se remplit de phrases, et plus personne ne la relit.

Choisissez une réunion courte, sans enjeu, que vous n’animez pas. Le point d’équipe de la semaine fait très bien l’affaire.

Quand la page de réunion sera devenue une habitude, passez à sketchnoter en direct : tenir le rythme quand ça va vite.